Составление сметы выставочного стенда

Процесс организации выставочных мероприятий начинается задолго до того, как первый клиент перешагнет через порог вашего павильона. Участники выставки выполняют целый комплекс организационных и договорных работ, разрабатывают концепцию и дизайн выставочного сооружения. Когда весь подготовительный этап пройден и найден общий язык с компанией-подрядчиком, занимающейся проектированием вашего будущего творения, наступает черед составления сметной документации.
В ней указываются все предстоящие расходы, которые возьмет на себя компания, участвующая в выставке. Если рекламодатель арендовал выставочную площадь, то в документе он обозначает точную сумму, которую потратил на аренду павильона, а также прописывает расходы, связанные с застройкой и дизайнерским оформлением выставочной конструкции. Смета выставочного стенда предусматривает статьи расходов за организационные и сервисные работы, выполненные до, во время и после проведения выставки. В графе "расчет" прописывается сумма денежного вознаграждения, выплаченного специалистам компании-застройщика за оказание монтажных, дизайнерских и других необходимых работ. Указывается также жалование всего остального персонала, задействованного на момент проведения выставки: стендистов, промоутеров, охранников, уборщиц, гардеробщиц.
Отдельным пунктом прописываются расходы на рекламную компанию и маркетинговое продвижение выставочного павильона, куда входят затраты, связанные с рассылкой писем и приглашений потенциальным клиентам, работа с социальными сетями и другие подготовительные мероприятия. Если рекламное событие происходит в другом городе, смета выставочного стенда включает в себя дополнительные расходы, пошедшие на оплату проживания сотрудников, а также указываются траты на питание, проезд и таможенное оформление перевозимых экспогрузов.
При расчете типовой сметы, львиная доля бюджета уходит на внутривыставочные услуги. Чем больше предметов интерьера и других технических новшеств расположено на территории экспопавильона, тем больше будет выставлен счет арендатором. В него могут войти как расходы за рекламные услуги, проводимые организатором (даже если в них не участвовала компания-экспонент), так и другие финансовые издержки, начисляемые за стандартные работы: экспоненту придется доплатить за ежедневные пропуска персоналу фирмы, а также за охрану территории, вывоз мусора и другие дополнительные услуги. Однако, чтобы выставка прошла эффективно, на этом пункте, сильно увеличивающем величину сметной документации, экономить не рекомендуется.